接国际处通知，因公出国必须提前至少两三个月申报流程，因公赴港澳必须提前至少一个月申报流程，以便预留足够时间办理审批手续和护照签证手续。如果连续出访，需要预留更多时间，否则可能导致不能及时获得签注或签证。若因申请人报批太晚或院内审批太久导致超期，国际处/台港澳办将不予受理。

若有学生和老师是同团出访的，请把学生的厦门大学信息门户因公出国境审批单一起添加到附件（合并在事前公示表后）作为补充证明。请各位老师尽量提早申报学生因公出国境流程，以免影响老师的出国境审批。

同时，若出国/赴港澳1个学期或180天以上，请于入境前2个星期联系外事秘书进行回程手续办理。

*若为学院校聘人员，请联系吴馨仪老师；若为全重行政技术人员，请联系孙晓笛老师，联系方式请见文末。

1.前期准备：

（1）请提前办理请假、调课手续，出行90天以上需申请学术假；若中共党员因公出国（境）三个月以上或持因私护照出访，需联系学院党务秘书曾隆隆老师办理保留党组织生活（党籍）手续。

（2）填写《因公出访事前公示表》（附件1，以下简称“公示表”）及《出国（境）安全防范承诺书》（附件2，以下简称“承诺书”）；若为涉密人员，请提前与外事秘书联系。如有特殊申请请拟写相关说明，如《乘坐非国内航空公司航班情况说明表》《住宿超标说明》等，请发送至相应外事秘书邮箱审核，外事秘书将在1-2个工作日内回复。

外事秘书确认无误后，邮件通知相关人员至相应地点签字盖章，请在1-2个工作日内完成。

注：加盖学院公章请至希平楼C2-201， 加盖学院分管保密工作负责人工作签请联系外事秘书。

（3）外事秘书回收公示表（盖章版）及承诺书（一式两份，签字盖章版）。公示表（盖章版）将在1-2个工作日内于进行公示。

注：公示表及承诺书回收前请扫描留底。

2.校内OA提请

（1）入口：工作台-流程管理-发起流程-出国出境-出国/赴港澳申请（教职工），进入“厦门大学教职人员出国（境）申请表”。

（2）厦门大学教职人员出国（境）申请表：

注意：

①　提交申请时，请在“处理意见”栏中备注“姓名+职务受邀于X年X月X日-X日因公赴XX，已经按规定办理请假、调课手续，已进行必要的工作交接，出行时如因突发事件不能及时回国，将按照规定提前申请。工作将通过远程办公方式进行。（注：若到访目的国签证材料/邀请方需境外旅行医疗保险复印件，出访人必须购买境外旅行医疗保险）。”

*请确认签证方、邀请方是否要求，或自身是否需要购买保险。若需购买，请一定于“处理意见”栏体现，否则或将影响后续报销。

②　“基本信息”中主要访问路线、行程安排应与公示表保持一致，请特别核对；若非必须，提交OA后尽量不变动行程。

*如提交OA后需变更行程，请尽快与外事秘书联系，否则影响后续出行及报销。

③　“随行人员”指一同出行的行政人员。

④　应提交带有受邀人信息（姓名、单位、联系方式等）的正式邀请函（邀请函需用邀请方的公函纸打印，并有邀请方的签字或盖章）；若无，也可提供邀请邮件或注册系统截图等带有受邀人信息的获邀证明。

⑤　出访期间相关财务标准、报销材料及手续要求请提前查看相关财务文件或咨询财务部门。

⑥　关于申请乘坐外航：出国（境）人员应当选择经济合理的路线，优先选择由我国航空公司运营的国际航线。出国（境）人员应当选择直达目的地国家（地区）的国内航空公司航班出入境，没有直达航班的，应当选择国内航空公司航班到达的最邻近目的地国家（地区）进行中转。不得以任何理由绕道旅行，或以过境名义变相增加出访国家和时间。因中转1次以上（不含1次）等特殊原因或按照经济适用原则确需选择非国内航空公司航班，以及因最临近目的地国家（地区）中转需办理过境签证而选择其他邻近中转地的，应当事先填写《乘坐非国内航空公司航班和改变中转地审批表》，并提供相关证明材料经单位财务“一支笔”审核后，报国际合作与交流处/台港澳事务办公室和财务处审批同意。使用以竞争方式从校外取得的科研经费出差乘坐非国内航空的，只需填写《乘坐非国内航空公司航班情况说明表》，由经费负责人审批后即可报销。更多详细规定请见《厦门大学出国（境）差旅费管理办法》（厦大财〔2019〕51号，附件3）或咨询单位财务人员。

⑦　正式提交前，请检查各类文件的落款日期是否已经填写，避免返工；

⑧　提交之后，请实时关注各审批节点；如遇到审批停滞1-2个工作日及以上，请及时提醒外事秘书跟进。

⑨　根据国际处最新要求，在审批OA教职工因公出国境流程时，如果有学生和老师是同团出访的，学生的厦门大学信息门户因公出国境审批单需一并添加教职工附件里（合并在事前公示表的后面）作为补充证明。请各位同学尽量提早申报学生因公出国境流程，以免影响老师的出国境审批。谢谢！

⑩　提交OA申请后，请仔细阅读“证件办理等事项须知”。

3.护照等证件办理

（1）因公护照办理

①　若申请持因公护照出访，请在提交OA出国境申报后三日内将以下材料发给国际处专员（联系方式见文末）：

1） 电子照片，近期免冠正面白底彩照，需大于30K且小于1M。

2） 身份证正面、身份证反面、户口簿本人页拍照或扫描，请注意摆正，尽量不要歪。

备注：等OA上校领导审批同意后，国际处专员会将申报材料送至厦门市外办审批，申办（领用）护照和签证。因公护照的有效期为五年，如需办理新的因公护照，材料送至厦门市外办后预计两个工作日后，专员会联系申请人到厦门外事侨务办公室出入境管理处（厦门市白鹭洲路16号团结大厦二楼）前台采集照片并留取指模及亲笔签名。申请人员需要带二代身份证、户口簿本人信息页的原件及复印件，穿深色有领子的衣服。拍照后预计十个工作日后新护照会办好。

注：

①　若出国时间大于3个月，或者出访人员为外国籍、台港澳居民、拥有出访国家（地区）永久居留证、退休人员、非在编人员时可申请持普通护照（即因私护照）出访，则申请人自行前往出入境管理部门办理普通护照和签证。（保卫处《关于同意申办出入境证件的函》https://baowei.xmu.edu.cn/2014/1029/c566a3576/page.htm）

②　持因公护照出访的人员，需将因私护照交国际处专员保管，等出访回来后再交还。若因私护照已过期或者已交给学校组织部保管，则请告知国际处专员。

（2）因公往来香港/澳门特别行政区通行证

若申请《因公往来香港/澳门特别行政区通行证》（即因公港澳通行证）出访，请在提交OA出国境申报后三日内将以下纸质材料交至台港澳办公室（思明校区颂恩楼806）：

a.小二寸白底彩色近照3张（照片请务必用纸袋装好再提交，照片尺寸48*33mm，头部尺寸长28-33mm、宽21-24mm）

b.本人身份证正反面复印件1份（请原版复印，不要放大或缩小）

台港澳办专员将材料寄送至福建省台港澳事务办公室申请办理因公港澳通行证及签注，办理时间约两周。等台港澳办专员收到申请人的因公港澳通行证以后，将通知申请人或者外事秘书前去领取。

若申请持《中华人民共和国往来港澳通行证》（即因私港澳通行证）出访，则申请人自行前往出入境管理部门办理通行证及签注。

4.签证办理

不同国家的签证材料要求不同，届时国际处专员将发送相关材料至申请人邮箱，请及时查询。同时，务必阅读《签证申请相关材料注意事项2023年4月27日更新》（附件4）。相关模板及辅助材料可见“签证共通性材料及相关辅助文件”（http://coe.xmu.edu.cn/info/2121/113020.htm）。

签证办好后，国际处专员会通知申请人或外事秘书，请将签证费转账证明统一发给外事秘书。

注：

不同国家的签证办理时间不同，建议出访免签国家或一般需要办理签证的国家，要提前至少两个月申报OA。有一些国家的签证办理（如印度、美国、加拿大、挪威、瑞典，阿根廷等）需要较长时间，请提前至少三个月申报OA，以便预留足够时间办理签证。

5.证件归还

因公护照：返回境内后，三日内请将因公护照交到国际处（如遇到假期，无法按时归还，请务必提前和专员联系）。上交前请申请人自行拍照上传OA流程出入境证明，并自行复印护照首页、签证页、出境日盖章页、入境日盖章页，以备报销。

因私护照：处级干部须遵照校党委组织部规定，在返回境内后十日内将因私护照交给组织部保管。上交前请自行拍照上传OA出入境证明，并自行复印以备报销。

6.事后公示及报销

1.请于回国5个工作日内填写《因公出访事后公示表》（附件5），并联系外事秘书，需在所在单位公示至少5个工作日。

2.请于回国5个工作日内完成《回访记录表》（附件6/7/9/10）和《出访成果反馈表》（附件8），所在单位签字盖章后，上传OA系统。

*教职工的回访人应是所在单位分管外事负责人。

3.如需报销，请打印申请页面（点击申请页面右上角“打印”按钮），请外事秘书在空白处手写注明“已完成事后公示和回访记录表”并加盖学院公章。通过OA系统另行审批的出国（境）事项变更请示（包括阅办单及正文落款），也加盖学院公章即可，若正文为多页文档，须加盖骑缝章。

外事秘书：吴馨仪

电子邮箱：wuxinyi@xmu.edu.cn

办公电话：0592-2882868

办公地址：翔安校区希平楼C2-201

外事秘书（负责全重行政技术人员）: 孙晓笛

电子邮箱:  xiaodi.sun@xmu.edu.cn

办公电话: 0592-2183033

办公地址: 翔安校区周隆泉楼B3-203

国际处负责教职工因公赴亚洲、美洲、大洋洲手续专员：张百敏

电子邮箱：zhangbm@xmu.edu.cn

联系方式：0592-2181579

办公地址：思明校区颂恩楼806

国际处负责教职工因公赴欧洲、非洲、南极洲手续专员：阮艺莉

电子邮箱：ylruan@xmu.edu.cn

联系方式：0592-2181723

办公地址：思明校区颂恩楼806

台港澳办负责教职工因公赴亚洲免签国家、台港澳手续专员：廖一明

电子邮箱：ymliao@xmu.edu.cn

联系方式：0592-2182311

办公地址：思明校区颂恩楼806